Afgrænsning og hjemmel:
Arkivernes formål er at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data, uanset medium af ikke-statslig oprindelse med tilknytning til Køge, dens borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid, samt at stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed, og gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for Køges historie.
Køge Arkiverne udgøres af fire lokalhistoriskearkiver. Det vil sige, at vores samlinger består af materiale, som folk frivilligt og efter eget ønske aktivt har valgt at aflevere til os. Ved afleveringen er der givet samtykke til, at materialet overgår til arkivets samlinger, at det må opbevares og på hvilke vilkår det må stilles til rådighed for brugere af arkivet. Har giver nogle specifikke ønsker til klausulering eller skal det blot følge den gængse lovgivning på arkivområdet.
Der er ikke nogen, der har afleveringspligt til de lokalhistoriske arkiver og således heller ikke til Køge Arkiverne. Vi er dermed altså ikke et §7-arkiv/stadsarkiv. Det betyder også, at der ikke befinder sig materiale i Køge Arkiverne, som stammer fra den statslige, regionale/amtslige eller kommunale administration. Det begrænser i sig selv det omfang af personfølsomme oplysninger, der findes i arkivets samlinger. Vi har med andre ord ikke systematisk indsamlede oplysninger om folks skatteforhold, sundhedstilstand, strafferetslige forhold eller lignende, som udgør de særligt personfølsomme forhold i Persondataforordningen.
Det er værd igen at understrege, at vi kun har det materiale i samlingerne, som borgeren har ønsket at aflevere.
Persondatabehandling på Køge Arkiverne
Køge Arkiverne behandler persondata inden for en række felter, som er nødvendige i henhold til arkivernes arbejde. I det følgende gives en oversigt over vores persondatabehandling, hvorfor den finder sted og i hvilket omfang.
Hensigten er ikke at skrive en juridisk tekst, men forhåbentlig en forklarende, uddybende og oplysende tekst.
Indledende skal det udtrykkeligt nævnes, at langt hovedparten af Køge Arkivernes persondatabehandling er af den type, der karakteriseres som ikke-følsomme personoplysninger jævnfør EU´s Databeskyttelsesforordning. Det er for eksempel oplysninger om navn, adresse, fødselsdato, familierelationer, arbejde, telefonnummer, samt cpr-nr.
Det skal hertil siges, at Køge Arkiverne ikke registrerer cpr-numre og kun i yderst sjældne tilfælde faktisk har et cpr-nummer på en given person. I de få tilfælde, hvor der måtte findes et cpr-nummer på et arkivalie, som er indleveret til arkivet (det kunne f.eks. være på en gammel lønseddel), så vælger registratoren altid at klausulere adgangen til netop dette materiale. Det sker i henhold til arkivlovens bestemmelser om adgang til personfølsomt materiale, for at beskytte denne type af personoplysninger.
Det er med andre ord sjældent, at Køge Arkiverne har personoplysninger, der er personfølsomme i den forstand, som defineres af GDPR-forordningen. Skulle de findes, har der altid – også før Persondataforordningen – været den registreringspraksis, at klausulere adgangen til materialet jævnfør arkivloven.
På Køge Arkiverne finder der persondatabehandling sted inden for følgende grupperinger:
- Ansættelser og personaleforhold
- Digital kommunikation
- Arkivalier
Ad 1. Ansættelser og personaleforhold:
I forbindelse med ansættelser indsamles kontraktlige oplysninger, som skal benyttes i forbindelse med ansættelse, udbetaling af løn med videre.
Medarbejdernes initialer og registreringshistorik logges ved anvendelse af det digitale registreringsprogram, Arkibas. Disse oplysninger er nødvendige for at sikre arkivernes oplysninger om, hvem der har gjort hvad, for at sikre oplysninger om proveniens mv. Disse oplysninger slettes ikke i systemet.
Arkiverne modtager løbende opfordrede eller uopfordrede ansøgninger. Disse ansøgninger slettes løbende efter den fornødne behandling (kommunikation med ansøger eller lign.). Hvis ansøger udtrykkeligt har givet tilladelse til at en ansøgning må opbevares, sker dette i det tidsrum, som ansøger har specificeret. Herefter slettes ansøgningen. Hvert år gennemgås mapper med ansøgninger og der kasseres forældede ansøgninger.
Ad 2. Digital kommunikation:
Inden for kategorien digital kommunikation finder der persondatabehandling sted i følgende felter:
– Forespørgsler til arkiverne
– Nyhedsbreve
– Hjemmesider
Forespørgsler: Køge Arkiverne modtager ofte digitale forespørgsler fra brugerne vedrørende historiske, uafklarede spørgsmål. Arkiverne gemmer de fleste af disse spørgsmål i mailsystemet (modtaget post/sendt post) for at kunne følge op på tidligere kommunikation. Ofte kan et svar fra arkivet give anledning til flere, uddybende spørgsmål fra spørger (for eksempel ”Har I så også noget om min forfaders forældre i samlingen”?). Derfor er det praktisk for os, at kunne gå tilbage i sendte mails og følge op på en sag. Efter en årrække slettes ældre mails, typisk et helt år ad gangen. Det sker typisk efter 3-4 års forløb, eller når der er behov for at rydde op i postkassen.
Nyhedsbreve: Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, registrerer vi dit navn og din e-mailadresse på vores nyhedsbrev-mailliste. Vi bruger udelukkende din e-mailadresse til at sende nyhedsbrevet til dig. Det gør vi via en automatiseret udsendelse hver måned. Derudover sker der yderst sjældent yderligere manuel udsendelse af nyhedsmails. Inaktive mailadresser bliver løbende automatisk slettet fra listen. Du kan til enhver tid framelde dig nyhedsbrevet – enten via linket i selve nyhedsbrevet eller ved at kontakte Køge Arkiverne. Vi benytter det gratis nyhedsmailsystem Mailchimp, som er markedsledende inden for dette felt.
Hjemmesiden: På vores hjemmeside www.koegearkiverne.dkbenytter vi tre cookies. To af dem (_ga) og (_gid) afsættes af google analytics. Google Analytics benyttes til at lave analyser af brugen af vores website. Vi kan f.eks. se hvilke søgeord, der har bragt folk til vores hjemmeside, hvilke sider der har flest besøg osv. Det hjælper os til at målrette vores indsats med at lave nyt indhold. (Hvad vil folk gerne have mere af, hvad er populært eller alternativt hvad mangler vi på hjemmesiden). Desuden er der et plugin på siden, som viser en cookie-tekst til førstegangsbrugeren af siden. Her informerer vi om, at vi benytter disse cookies med teksten: ”Vores side bruger cookies for at forbedre brugeroplevelsen. Vi tillader os at gå ud fra, at dette er OK, men ellers kan du læse mere her: https://koegearkiverne.dk/om/om-sitet/cookies”
Denne cookie gemmes i et år, med mindre brugeren selv sletter den.
Ad 3. Arkivalier:
– Indleveringer til arkiverne
– Registrering, digital og analog, herunder Arkibas
– Personer omtalt i arkivalier (3. person)
– Offentliggørelse af registreringer på arkiv.dk og lignende platforme.
Indleveringer til arkiverne: Alle indleveringer til Køge Arkiverne er samtykkebaserede. Ved indlevering af materialer fra givere, benytter Køge Arkiverne en standard indkomstjournal. Den fastlægger de vilkår, som materialet overdrages under. Det indbefatter givers navn, bopæl, oplysninger om materialet og givers relation til arkivskaber (det kan f.eks. være materiale, som stammer fra givers faders dødsbo, det kan være fundet på et loft eller lignende), herunder at arkivet må benytte materialet i udstillinger, publikationer, digitalisere materialet, registrere det i databaser og lignende. Den til enhver tid gældende blanket opbevares på arkivet.
Køge Arkiverne indhenter altså navn og kontaktoplysninger på folk, der donerer arkivalier, fotos eller øvrige materialer til arkivet. Disse oplysninger opbevares så længe arkivalierne befinder sig i arkivets samling. Det vil sige, at der ikke er nogen slutdato på denne type personoplysninger. Oplysningerne gives ikke videre til tredje part og behandles fortroligt, hvilket betyder, at givers navn eksempelvis ikke nævnes i udstillinger eller anden formidling, medmindre det er aftalt.
Registrering: Køge Arkiverne indsamler materiale med relation det geografiske område, der udgøres af Køge Kommune, som tidligere nævnt.
Køge Arkiverne arbejder med afsæt i arkivloven jævnfør vedtægterne og stiller de indsamlede materialer til rådighed efter de gældende regler for tilgængelighed i arkivloven. Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje og dets forbliven som sådan garanteres gennem arkivernes vedtægter.
Persondataforordningen fastlægger også, at nogle personoplysninger er mere følsomme end andre, det er det såkaldte følsomme personoplysninger. De omfatter oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold, adoption, straffemæssige forhold, personlige familieforhold og fotos (portrætfotos). Det er, som tidligere nævnt, ikke mange oplysninger arkivet har, der falder ind i denne kategori. Der kan dog optræde for eksempel medlemslister for et politisk parti, en fagforening eller lignende. I de tilfælde er navnelisterne klausulerede. Seksuelle forhold, straffemæssige forhold, adoptioner og lignende har vi slet ikke i samlingerne på arkiverne.
Personer omtalt i arkivalier (3. person): Når en giver afleverer materiale til arkivet, kan det indeholde oplysninger om 3. person. Det kan f.eks. være en kasserer fra en forening, som afleveres materiale til arkivet, som er blevet skabt i bestyrelsesarbejdet i foreningen. Der kunne typisk være en medlemsliste for foreningen. Arkivets praksis er og har altid været, at beskytte 3. personers personfølsomme oplysninger ved at klausulere adgangen til materialet. Skulle der f.eks. optræde en bankkonto eller et personnummer i et foreningsarkiv, så bliver adgangen til netop dette materiale altid klausuleret jf. arkivloven. Det vil sige, at materialet er utilgængeligt i 75 år.
Offentliggørelse af registreringer: Vi publicerer som hovedregel ikke billeder af genkendelige, identificerbare eller navngivne personer på internettet, før billedet er 75 år gammelt. Aldersgrænsen svarer til arkivlovens frist for publicering af personfølsomme data.
Der er dog følgende undtagelser: Vi publicerer fotos af genkendelige personer, hvis billedet er taget i det offentlige rum eller ved en begivenhed, hvor der er offentlig adgang, og hvor situationen ikke skønnes at være krænkende for den pågældende. Vi publicerer portrætfotos af personer, hvis billedet er optaget med publicering som hensigt. Det gælder f.eks. fotos af politikere, sportsudøvere, embedsmænd og lignende. Det gælder også portrætfotos indsendt til publicering i en avis eller andet trykt medie. Vi publicerer fotos af personer, hvis de selv har givet samtykke.Fotos af elever i skoler m.m. betragtes som optaget i en offentlig sammenhæng og med distribution for øje og offentliggøres tidligst 50 år efter optagelsen. Billeder af konfirmander offentliggøres aldrig. Vi publicerer aldrig fotos af personer, hvor optagelsen kan skønnes at virke krænkende. Arkivet skønner i hvert enkelt tilfælde, om et foto kan publiceres.
Køge Arkiverne er endnu ikke begyndt at publicere registreringsdata på arkiv.dk eller lignende portaler.
På sigt vil brugerne få adgang til vores registreringsdata på www.arkiv.dk. Det gælder også for billedregistreringer, hvor vi har undladt at publicere en digital kopi af billedet. Hvis du ønsker at få adgang til at se disse billeder, skal du henvende dig til arkivet.
Arkivet respekterer ophavsretsloven. Det betyder, at vi kun publicerer fotografiske værker (herunder pressefotos og fotos optaget med kunstnerisk hensigt) efter aftale med VISDAeller efter direkte aftale med fotografen. Aftalen kan ses her. Er du rettighedshaver til denne type fotografiske værker, skal du henvende dig til din faglige organisation eller til VISDA-billedkunst, for at få vederlag for publiceringen.
Fotografiske billeder publiceres når de er 50 år gamle (p.t. skal de dog blot være optaget 1970 eller før). Billeder, hvor ophavsmanden har givet samtykke til, at de må bruges i arkivets virksomhed, publiceres umiddelbart.
Berigtigelse af data og klagemulighed
Du er altid velkommen til at henvende dig til arkivet, hvis du mener vi uretmæssigt har publiceret et foto på Internettet.Såfremt man erfarer uhensigtsmæssigheder i arkivets praksis, registreringer eller lignende, bedes man straks kontakte den til enhver tid siddende arkivleder for Køge Arkiverne. Arkivlederen vil sørge for, at registreringsdata kan blive berigtiget med korrekte oplysninger, at offentliggjorte billeder kan afpubliceres og lignende foranstaltninger. Hensigten med arkivets arbejde er altid at forsøge at sikre, at vi handler lovmæssigt og etisk korrekt og ikke krænker personers rettigheder.
Køge Arkiverne, juli 2019